Är ni många som arbetar i samma Excelfil eller har ni många Excelfiler som gör ungefär samma sak? Då kan en databas vara lösningen för er.

Inom systemutveckling pratar man ofta om att bygga upp arkitekturen i tre övergripande lager. Detta innebär att man separerar gränssnitt, logik och data i olika delar. I stället för att lagra data direkt i Excel brukar vi rekommendera att man istället lagrar data utanför det kalkylblad som man gör sina beräkningar och analyser i. Detta ger bl. a. att vi kan minimera risken för att data felaktigt manipuleras eller går förlorad. Att separera data på det här sättet är också nödvändigt om flera användare ska kunna nyttja ett och samma system med gemensam datasamling.

SQL Server och Access

En databas är byggt för att så effektivt som möjligt kunna hantera stora mängder data. Detta innebär att genom att använda en databas som datalager så kan vi minimera både filstorleken och svarstiden för transaktioner och hämtning av data, utan att nödvändigtvis öka utvecklingskostnaden.

I många fall är Microsoft Access ett fullgott alternativ som databashanterare. Databasen utgörs av en fil som kan placeras var som helst i ett filsystem. Databasen kräver heller ingen installation av programvara utan Excel kommunicerar direkt med filen.

Om systemet har många användare eller behöver lagra större mängder data är Microsoft SQL Server att rekommendera. Databashanteraren ger betydligt högre prestanda och innehåller avancerade verktyg och funktioner för olika ändamål. Det kan t.ex. handla om att sätta upp säkerhetspolicys, automatiska backuprutiner, migrationsrutiner med Integration Services (SSIS) eller avancerade funktioner för Business Intelligence med Analysis Services (SSAS) eller Reporting Services (SSRS).

OLAP-kuber

Online Analytical Processing (OLAP) är en databasteknik som är optimerad för att hantera stora mängder frågor snarare än stora mängder transaktioner (är även tätt förknippat med Data Warehouse). På samma sätt som man kan koppla Excel till vanliga databaser, kan man skapa kopplingar till OLAP-kuber. Genom att t.ex. använda pivottabeller eller PowerPivot kan Excel hantera och presentera riktigt stora mängder data på grund av att mycket av beräkningarna är gjorda av kuben.